ダイレクトメールの仕分けルールの設定方法

本来、サイトの登録などで送信されるダイレクトメールは、必要があって受け取る設定にするものです。しかし、登録しているサイトが多い、1つのサイトからのダイレクトメールがたくさんある場合は問題が起こります。受信箱がダイレクトメールで埋もれてしまうと、大切なメールがすぐに流されてしまい気づきにくくなってしまうからです。他にも、メールの用量を圧迫してしまう懸念もあります。ダイレクトメールの受信登録を解除してしまえば改善されそうに見えますが、宣伝目的で送信され続けることも少なくありません。ダイレクトメールを仕分けることで、このような問題を可能な限り対処していくことが今回の記事の目的です。仕分けると一口に言っても、メールソフトに使われるフィルター、つまり仕分けのルールは全く同じものではありません。ソフトを選ぶ条件にはフィルターの精度や設定のしやすさも含まれます。まず、できることを考えてみてください。

ダイレクトメールの受信許可をルール化しよう

結果的には迷惑メールのフィルタリングとやることはあまり変わりません。サイトからのダイレクトメールの方が、メールアドレスに法則性があるだけ対処がしやすいとは言えます。具体的には、キーワードや送信元アドレスから受信可否を決めることが一般的です。ダイレクトメールの仕分けには、メールの受信許可を出す条件から決めます。たとえば1つのサイトからのダイレクトメールが多い場合です。そのサイトが差出人として送られてくるアドレス全てを1つのグループとして登録します。グループとしてまとめる理由は、同じサイトからでも内容によって送信元アドレスが微妙に異なるためです。次に、グループごと迷惑メールに振り分けます。グループに含まれないアドレスが送信元になっているものだけが受信されます。登録漏れがあれば、都度グループに追加したり、報告したりします。ソフトによっては受信直後に削除するか、手動で削除するか選べます。

対策を練るために必要なことは迷惑メールの特性を知ること

ダイレクトメールに限らず、迷惑メールがどのように送られているかを知ることが対策の1歩です。メールの特性に合わせたフィルタリングをするだけでなく、極力アドレスを外部に公開しないことも迷惑なダイレクトメールを減らすには効果的です。登録先からのダイレクトメールが大量になっている場合、設定ができるのであればあまり見ないジャンルの通知は切りましょう。登録サイトからのダイレクトメールを迷惑メールに設定する場合、万が一必要なダイレクトメールを見ないで捨ててしまうことがないよう、受信後は手動で削除する方が安全です。今回紹介した以外にもスマートフォンでパソコンからのメール全てを拒否したり、パソコンへのメールにスマートフォンなどからのメールを拒否したりすることができます。閲覧環境とメールの特性に合わせて方法を選択することが大切です。